Bist du Notarzt? Erfolgreiche Menschen sind nicht erreichbar

Das Office der Zukunft ist da. Du kannst unabhängig von Zeit und Ort mit allen zusammenarbeiten. Wir alle haben eine persönliche KI-Assistenz, digitale Tools steigern die Effizienz und eine ideale Work-Life-Balance scheint greifbar, da sich die Arbeit flexibel an das Privatleben anpassen lässt.

Doch diese Hoffnungen erfüllen sich für viele nicht. Studien belegen, dass verschwimmende Grenzen oft zu mehr Stress führen – besonders bei jenen, die schon vorher Schwierigkeiten hatten, Beruf und Familie zu trennen. Auch die unendlichen Möglichkeiten und Kanäle können eine Überforderung darstellen. Es ist verlockend, sich in diesem Raum ohne feste Regeln einfach treiben zu lassen.

Da passiert es schnell, dass wir den Weg des geringsten Widerstandes gehen und schwierigen Aufgaben oder unangenehmen Entscheidungen ausweichen, indem wir „nur mal kurz“ auf LinkedIn schauen, das E-Mail-Postfach „pflegen“ oder eine verantwortungsvolle Entscheidung an eine dafür ungeeignete KI auslagern.

Die bewusste Gestaltung dieses Freiraums ist also kein „Nice-to-have“, sondern ein absolutes Muss. Wenn du dir keine eigene Struktur gibst, tun es andere für dich. E-Mails, Social Media und die Erwartungen anderer diktieren dann deinen Tag. Am Abend bleibt nur die frustrierte Frage: „Warum bin ich eigentlich nicht zu meiner eigentlichen Arbeit gekommen?“

Jedes Jobprofil ist anders und die digitale Welt entwickelt sich zu schnell, um starren Regeln zu folgen – du musst agil bleiben. Was ich dir aber mitgeben kann, sind zentrale Prinzipien, an denen du dich ausrichten kannst. In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich eine Unmenge an Arbeitsstunden eingespart habe. Entwickle anhand dieser Prinzipien deine eigenen Strukturen, die dir den Rücken freihalten für komplexe Problemlösungen und kreative Prozesse oder einfach das was du am besten kannst und am liebsten tust.

Prinzip 1: Entwickle deine Beziehung zu digitalen Werkzeugen bewusst

Probiere Tools aus und prüfe kritisch, ob du damit wirklich schneller bist oder ob die Arbeit mehr Spass macht. Richtig eingesetzt, kann KI dir stundenlange ungeliebte Arbeit abnehmen. Doch es gibt auch die andere Seite: Vielleicht verbringst du einen halben Tag damit, mit der KI hin und her zu schreiben, und bist am Ende nicht weiter, als hättest du dich selbst eine halbe Stunde konzentriert. Hier lohnt es sich, in deine Ausbildung zu investieren. Wenn du lernst, LLMs gezielt einzusetzen, bist du vielen einen Schritt voraus. Es geht aber auch um Apps, Kommunikationskanäle, Dokumentablagen und Zeitmanagement-Tools. Beobachte genau welchen Einfluss sie auf deine Arbeit haben und entscheide radikal.

Prinzip 2: Fasse Dinge nur einmal an

Du schaust kurz in die E-Mails, liest eine Nachricht auf dem Klo, entscheidest dich, nicht sofort zu antworten und schliesst sie wieder – nur um das Ganze später zu wiederholen (diesmal beim Warten auf den Zug). Gewöhne dir an, Dinge nur einmal anzufassen. Bearbeite deine E-Mails zu einer Zeit und an einem Ort, an dem du alle Ressourcen hast, um professionell zu arbeiten. Wenn du merkst, dass du eine E-Mail schliesst, weil du gerade nicht weiterweisst, dann geh nach dem Triple-A-Schema vor: Ausführen / Antworten / Archivieren.

• Ist es anstrengend, eine Entscheidung zu treffen oder eine wertschätzende E-Mail zu verfassen? Ja? Kein guter Grund – mach es trotzdem sofort: AAA.

• Fehlt eine Info? Recherchiere sie oder rufe sofort die betreffende Person an.

• Info nun da? AAA.

• Nein? Setze dir einen Termin für den Zeitpunkt, an dem die Info verfügbar sein wird.

Prinzip 3: Bündele Kommunikation

Bearbeite deine Post maximal viermal am Tag. Ja, ich habe „Post“ gesagt. Stell dir vor, jemand ginge alle fünf Minuten aus dem Haus, um zu schauen, ob ein neuer Brief im Kasten liegt – acht Stunden am Tag, auch im Urlaub. Du würdest diese Person vermutlich in einer Klinik anmelden. Doch genau das tun viele von uns digital.

Damit du wirklich arbeiten kannst, musst du dem Drang widerstehen, alle fünf Minuten die Inbox zu checken. Diesem Drang kannst du natürlich nur standhalten, wenn du Benachrichtigungen aller Art ausschaltest. Ausserdem wirst du das nur durchziehen, wenn dein Umfeld weiss, dass du nicht im Minutentakt antwortest. Viele erwarten das, und du hast diese Erwartung in der Vergangenheit durch dein Verhalten vielleicht sogar gefestigt.

Wir glauben, ständig erreichbar sein zu müssen, für den Fall eines „Notfalls“. Aber seien wir ehrlich: Die meisten Notfälle sind gar keine. Bist du Notarzt? Für fast alles andere reicht es, wenn du dich gesammelt darum kümmerst.

Definiere für dich selbst, wie oft du digitale Kanäle pflegen möchtest. Alles zwischen einmal pro Woche und viermal pro Tag ist akzeptabel. Dann stelle alle Benachrichtigungen ab, erledige die Post nur noch in diesen „Sprechstunden“ und kommuniziere deine Erreichbarkeit proaktiv. In deiner Signatur könnte stehen: „Ich freue mich auf deine Nachricht und melde mich zuverlässig innerhalb von 48 Stunden. Bei dringenden Anliegen ruf mich bitte direkt an.“

Nur wenn die Erwartungen von Kunden, Mitarbeitenden und Vorgesetzten geklärt sind, kannst du Frieden finden – auch wenn du weisst, dass Nachrichten auf WhatsApp einen halben Tag unbeantwortet bleiben. Warte mal, WhatsApp? Das liest du natürlich direkt, wenn das Handy vibriert? Dein Handy vibriert? Jede Person, die deine Nummer hat, kann dich also bei allem unterbrechen, was du tust? Beim Feedbackgespräch? In einer vertieften Arbeitsphase? Auf dem Klo? Benachrichtigungen stören unsere Konzentration enorm, auch wenn wir nicht aktiv auf sie reagieren. Schalte alles ab, ausser Telefonanrufen, bündele die Kommunikation so, wie es für dich sinnvoll ist und kommuniziere deine Erreichbarkeit, sodass du entspannt arbeiten kannst.

Das waren die ersten drei Prinzipien. Beobachte dich vor diesem Hintergrund eine Woche lang selbst: Wie verbringst du deine Zeit? Mit welchen Programmen? Wann bist du effizient? Wann hast du Spass? Wo bist du zu stolz auf ein Ergebnis? Welche Tools sind Zeitfresser? Notiere deine Beobachtungen und entscheide dann radikal: Welche Tools eliminierst du? Wie möchtest du mehr von deiner Zeit verbringen?

Viel Spass dabei. Im nächsten Artikel verrate ich dir die drei kraftvollsten Prinzipien, die ich in meinem Leben über Produktivität gelernt habe.

 Quellenangabe: Enthält KI-generierte Fotos (Canva)